Guia à prova de erros na emissão de nota fiscal para Simples Nacional

Emitir corretamente a nota fiscal para Simples Nacional é um dos pontos de atenção para as empresas optantes desse regime tributário. Embora seja o menos burocrático, ele não se diferencia dos outros em relação aos processos de emissão e guarda de documentos fiscais, por exemplo.

Sendo assim, os cuidados que devem ser observados se aplicam da mesma forma. Afinal, é pelas notas fiscais que a sua empresa comprova junto ao Fisco que suas operações estão sendo realizadas conforme as leis tributárias.

No entanto, uma nota fiscal é um documento relativamente extenso. Na verdade, uma simples NF-e pode comportar até 990 itens! Não é de se admirar, portanto, que muitas empresas cometam erros na hora de preencher e emitir suas notas.

Para evitar que esses equívocos exponham seu negócio à fiscalização, destacamos neste guia os enganos mais recorrentes que temos verificado de acordo com nossa experiência. Quem sabe sua empresa também não se identifique com um desses casos? Já que a prevenção é sempre a melhor solução, acompanhe atentamente este post e conheça os erros mais comuns.

Inserir dados incorretos

Considerando a grande quantidade de informação que uma nota fiscal pode conter, é compreensível que o engano mais comum seja a inserção de dados incorretos. Nesse caso, a primeira consequência é a rejeição da nota pelo cliente, caso ele perceba a inconsistência. A segunda — mais indigesta — é a iminência de uma autuação pelo Fisco, caso sua empresa seja flagrada emitindo notas com falhas.

Notas emitidas incorretamente podem ser retificadas por meio de um procedimento chamado Carta de Correção Eletrônica (CC-e), de acordo com as especificações da Nota Técnica 2011.003. Contudo, é preciso verificar se no seu estado a CC-e é aceita. Caso ela não tenha sido implementada, a alternativa é a sua versão em papel, de acordo com as definições do Ajuste Sinief 01/07.

Deixar de preencher a descrição

Uma NF-e não é composta apenas por números. Cada produto ou serviço coberto por uma nota deve estar descrito no documento, que não deixa de ser, de certa forma, uma “certidão de nascimento”.

Ou seja, ele atesta que aquela mercadoria tem existência real, mesmo que seja um serviço prestado pela internet, por exemplo. Sendo assim, nele deve constar a descrição detalhada do que está sendo vendido pela sua empresa.

Assim sendo, a descrição na nota fiscal deve ser a mais abrangente possível, com detalhes suficientes para que seja possível distinguir até mesmo produtos muito parecidos. É o caso das peças de vestuário, em que é comum duas mercadorias terem a mesma cor e modelo. Para essas situações, deve-se informar na nota tudo que possa diferenciá-las, como o tamanho, por exemplo.

Não se pode esquecer, ainda, de inserir a correta classificação do produto, de acordo com a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). O mesmo vale para o Código Especificador de Substituição Tributária (CEST).

Confundir correções com cancelamentos

Pode até parecer a mesma coisa, mas uma CC-e não é o mesmo que o cancelamento de uma nota. Trata-se de um procedimento que só pode ser feito se o fato gerador ainda não tiver sido consumado, ou seja, se a mercadoria ainda não tiver saído da loja ou o serviço ainda não tiver sido efetivamente prestado.

Além disso, o cancelamento só é aplicável para notas autorizadas pelo Fisco, conforme as regras do Ato COTEPE 35/10, que determina um prazo máximo de 24 horas para o procedimento. Para tanto, o representante da empresa precisa contar com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela ICP-Brasil, a Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira.

Desconsiderar as diversas categorias de rejeições

Uma nota fiscal para Simples Nacional pode ser rejeitada por diversas razões. A lista de possíveis erros é extensa, contemplando uma série de códigos específicos, informados quando a nota retorna. Veja alguns exemplos que são válidos até para MEIs que emitem notas.

Erro de Duplicidade de NF-e

É uma falha de pouca gravidade e consiste na falta de resposta da Sefaz em tempo hábil para validação da nota.

Chave de acesso inválida

Em alguns casos, pode acontecer de o software emissor gerar um arquivo XML diferente daquele transmitido para a Sefaz.

CNPJ/IE do destinatário inválido

Trata-se de um erro cadastral que pode ser facilmente evitado por se fazer as devidas alterações no cadastro.

Erro 90 — certificado digital inexistente ou não operacional

Essa é uma falha comum quando o contribuinte usa certificados A3. Ela pode ser solucionada simplesmente com a desconexão do token ou do Smart Card do computador. Ao reconectá-lo, o certificado deverá voltar ao seu funcionamento normal.

CST

O Código de Situação Tributária tem três dígitos e caracteriza a tributação da mercadoria ou do serviço pelo ICMS normal, ou seja, sem Substituição.

NCM

Outro erro bastante frequente ocorre na hora de inserir a Nomenclatura Comum do Mercosul na NF-e. Na dúvida, você pode fazer a consulta online do NCM para o preenchimento de notas na venda de produtos que constem na tabela.

CSOSN

Para empresas do Simples Nacional, outro erro comum ocorre na hora de preencher o Código de Situação da Operação do Simples Nacional, utilizado para a classificação tributária dos produtos cuja circulação gere cobrança de ICMS.

Armazenar a NFe de forma inadequada

Conforme a legislação tributária — artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN) — toda nota fiscal precisa ser armazenada pelo período de 5 anos, durante o qual ficam à disposição do Fisco. Além disso, o armazenamento correto das notas é indispensável para que eventuais coberturas pela garantia de fábrica sejam acionadas.

Emitir nota fiscal manualmente

Nos estágios iniciais de um negócio, em que as vendas não são muito frequentes, é possível que o gestor da empresa preencha manualmente cada nota fiscal emitida. Contudo, com o tempo, a tendência é que o volume de documentos fiscais aumente. Assim, chega um ponto em que o preenchimento manual torna-se inviável, demandando uma solução que automatize esse processo.

Deduzir as taxas do afiliado

Para quem vende online, um equívoco comum é deduzir na nota fiscal a taxa cobrada pelo serviço de hospedagem do e-commerce. Por exemplo, se a plataforma cobra 15% de taxa, a empresa entende que esse valor pode ser descontado na nota fiscal.

Assim, um produto que custa R$ 1 mil teria, na nota, o preço de R$ 850. Entretanto, é uma falha achar que essa taxa pode ser deduzida na nota fiscal, visto que no documento deve constar o preço exato de venda do produto ou serviço descrito.

Neste artigo, você conheceu os erros mais frequentes ao emitir nota fiscal para Simples Nacional. Como vimos, a simplicidade do regime tributário não exime sua empresa de seguir certos procedimentos na emissão de notas. Com atenção e a solução contábil certa, sua empresa pode evitar esses erros e, assim, as pesadas multas impostas pelo Fisco e pela Sefaz.

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