Como saber qual é a hora de fazer mudança de contabilidade?

Embora seja uma categoria de empresa praticamente livre de obrigações contábeis, um MEI pode, em algum momento, ter que fazer a mudança de contabilidade.

Seria o caso, por exemplo, se um empresário dessa categoria vier a faturar mais de R$ 81 mil em um ano. Isso o obriga a pedir desenquadramento, ou seja, terá que alterar a sua categoria de empresa, o que significa mudar de regime tributário e outros procedimentos.

De qualquer forma, motivos não faltam para um MEI que tem contador mudar de parceria. Quando essa mudança é inadiável, é preciso dedicar atenção para uma transição segura. Esse é o assunto deste artigo, e nossa sugestão é que você o leia do início ao fim com bastante cuidado.

Qual o melhor momento para mudança de contabilidade?

O desenquadramento seria, certamente, o melhor motivo para um MEI mudar de contador, se entender que o atual não daria conta de uma empresa mais estruturada.

Contudo, essa decisão pode ser bastante pessoal e nem sempre ser motivada por aspectos técnicos ou profissionais. Desgastes no relacionamento, divergências ou mesmo fraudes são justificativas para uma substituição.

Por isso, a primeira recomendação a se fazer nesse sentido é que a mudança de contabilidade seja muito bem pensada. Trocar de contador envolve uma série de processos que consomem tempo e, claro, dinheiro.

Sendo assim, é fundamental que essa mudança seja avaliada em equipe. Por mais que a decisão final diga respeito ao gestor ou dono da empresa, o melhor é ouvir mais de uma opinião. Isso, claro, se você tiver uma equipe própria ou trabalhar em parceria.

Não menos importante, antes mesmo de considerar a troca, converse com o atual contador ou representante da empresa que faz a sua contabilidade. Às vezes, uma conversa franca é o bastante para solucionar impasses ou esclarecer pontos que pareçam obscuros.

Já diz o ditado que “é conversando que a gente se entende”, não é? Priorizando o diálogo, você pode até evitar um tremendo gasto e poupar tempo, que é sempre o bem mais precioso que temos.

E se você e seu atual contador não chegarem a um consenso e decidirem pôr fim à parceria, então o melhor a se fazer é romper da forma mais amigável possível. Depois disso, você estará livre para negociar com uma outra empresa ou profissional e, acima de tudo, com a consciência tranquila.

Por que uma nova contabilidade pode ser melhor?

A escolha por uma nova parceria contábil pode ser justificada, ainda, por questões mais pragmáticas. Um MEI pode ser uma empresa individual, mas, mesmo assim, ter que enfrentar desafios de organizações de pequeno e até médio porte. Nesse caso, nem sempre um contador especializado em MEI tem o preparo ou experiência para prestar um serviço à altura.

Sendo assim, uma nova contabilidade pode trazer soluções, desde que seja estruturada para isso. É mais ou menos como trocar de carro. Se você sai de uma Fiat ano 1995 para uma BMW, há de concordar que também deverá trocar de mecânico, certo?

Quais passos seguir para mudança de contabilidade?

Se a decisão pela mudança de contabilidade for inevitável, o melhor a se fazer é cercar-se de cuidados para que a transição seja tranquila e controlada. Veja os passos que deve seguir para não errar.

1- Repasse de dados

Quando começamos um relacionamento, a primeira coisa que fazemos é nos apresentarmos. Faça o mesmo com o seu novo parceiro, repassando todos os dados cadastrais que se façam necessários.

Notas fiscais arquivadas, CNPJ, registro na Junta Comercial — se houver — e, caso você esteja se desenquadrando e formando uma sociedade, os dados dos seus sócios.

2- Senhas e logins

Como você deve saber, com o SPED, a escrituração contábil é 100% digital. Isso implica ter que guardar senhas e logins para acesso a sistemas como o eSocial e o próprio SPED.

Assim, certifique-se de que tem todos os acessos necessários às plataformas de uso exclusivo do contador. Embora senhas sejam de uso restrito, nem sempre guardá-las a sete chaves é uma boa ideia.

Depois de ler este artigo, veja o que aconteceu com uma empresa canadense cujo dono faleceu sem antes compartilhar as senhas que dariam acesso às contas da empresa. Seu contador deve ter a sua confiança; por isso, não deixe de compartilhar com ele todas as passwords que se fizerem necessárias.

3- Aproxime-se da nova contabilidade

Já que é uma nova relação começando, nada mais adequado do que estreitar ainda mais os laços profissionais com muita conversa. Para isso, marque encontros fora do ambiente de trabalho, podendo ser na forma de almoços ou jantares.

Nesses momentos, aproveite para saber como o contador trabalha e com que frequência vocês poderão se reunir.

Veja, ainda, se a sua forma de trabalhar é compatível com os desafios do seu negócio e se ele conta com recursos e ferramentas atualizados. E, claro, verifique se a empresa ou profissional tem o devido registro no CRC, o Conselho Regional de Contabilidade.

Que documentação e procedimentos são necessários?

Além de muita conversa e ajustes entre a contabilidade antiga e a nova, será necessário reunir os documentos para oficializar a parceria que chega. Esses papéis devem ser apresentados conforme o avanço dos procedimentos para troca de escritório. Confira quais são:

• fazer a rescisão contratual junto ao escritório de contabilidade atual;
• elaborar o contrato de prestação de serviços com a nova contabilidade;
• solicitar, junto ao antigo contador, um relatório contendo todos os registros contábeis dos últimos 5 anos;
• contrato social da sua empresa, se houver um.

Além disso, você deverá solicitar o termo de transferência de responsabilidade técnica junto ao novo escritório em 3 vias.

Uma para você, outra para a antiga empresa e outra para o novo parceiro. Esse documento deverá ser apresentado no CRC do seu estado, servindo como aviso de que sua empresa passou aos cuidados de um outro escritório.

Neste artigo, você aprendeu a fazer a mudança de contabilidade em um passo a passo descomplicado. De qualquer forma, é possível que, em seu município ou estado, procedimentos adicionais sejam exigidos. Por isso, não deixe de se informar junto à Sefaz (Secretaria da Fazenda) e à prefeitura sobre eventuais medidas extras.

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